田口 冬菜
田口 冬菜

necco note

neccoのNotionを整理した話 / 仕事を楽しむ工夫など

  • Column

年明けに個人で使っているNotionを整理したら、頭がスッキリして仕事にも生活にもいい効果がたくさんありました。(詳細はnoteに書いてます)

neccoでもNotionを使用していましたが、有効活用しきれていなかったことがわかったので、いっきに整理整頓をすることにしました。

この記事では、necco の Notion をどんなふうに整理したのか、その間に何を考えていたのか、簡単に紹介したいと思います。

Slackで提案してリモートで実施

会社のみんなで使っているNotionを整理するため、まずは代表の阿部さんに許可をとりました。年末年始のおやすみ中だったのでSlackでメッセージを送信。すると、OKどころか私より先に着手してもらってました。

メッセージは途中で非表示にしてますが、このほかにもやりたいこと、つくりたいページをたくさん書いてもらってました。

「とりあえずHome」の仕組みづくり

さっそく整理を開始し、まずは「Home」をつくることに。

自分の Notion を整理したとき、Home をつくったことで情報の一覧性が高まり、その後の整理整頓もはかどったので、今回も同じ流れで進めることにしました。

既存のページをほぼすべてHomeに集めてカテゴリー分けしていくと、情報量が多い会社の Notion でも、どんなページがどこにあるかすぐに把握できるようになりました。

結果として、目的のページにアクセスしやすくなり、探しものをする時間とストレスから解放されました。

みんなに「とりあえずHome」を習慣づけてもらい、Notion をひらくハードルを下げることも目指していたので、整理中にそのままのコメントをもらってテンションが上がりました。

構造はできるだけシンプルに

Homeをつくったあとは、既存のページやデータベースを整理したのですが、その間にずっと考えていたのは「構造をシンプルにすること」でした。

Notionにはページの中にページを作れる機能があり、便利なのでよく使うのですが、気づくと何層にもページが増えてしまっていることがありました。

階層が深くなると、目的の情報にたどり着くまでの操作が増え、ストレスを感じます。また、全体像の把握もむずかしくなり、ページが重複してしまう可能性もあります。

そのため、ページの整理では階層を深くしすぎないことを意識し、具体的には3階層以上のページを作らないようにしました。

制作をもっと楽しめむための工夫

Homeの作成と既存ページの構造をシンプルにする作業が終わると、ほとんど完成といってもいい状態になりました。

散らかっていた情報がスッキリ片付き、気分もよくなったので、つぎは自然と「こうしたらもっと仕事が楽しくなるんじゃないかな?」と考えるようになりました。

いくつかデザイン会社っぽい、necco っぽいページもできたので、一部を紹介したいと思います。

作成予定のグラフィックをリスト化

necco ではお盆や年末年始などの連休前に、休業期間をお知らせするグラフィック・モーショングラフィックスをつくっています。

(2020年の夏季休業用につくったモーショングラフィックス)

連休のタイミングは基本的に毎年変わらないので、どの時期に何をつくるかが把握できる一覧を作りました。

いつ何を作るか、ただテキストでまとめるだけではテンションが上がらないので、「作ったら画像を貼って空白を埋めていく」という形にしました。

空白が埋まると「できたこと」が目に見えて自己肯定感があがるし、もっと埋めたい、という気持ちにもなって制作をより楽しめそうです。

制作に関わるメンバーや、必要度がわかるタグもつけてみました。

「Graphic」「Motion」「Music」のタグがついている月は、モーショングラフィックスの作成を予定しています。それぞれの担当メンバーがバタバタしないように、みんな時間に余裕を持って着手・制作しようね、という意図がこめられています。

「つくるのは好きだけどスケジュール管理に苦手意識がある」というメンバーも、このページを見ればもっと楽しく制作できるようになるのではないか、と考えて作った一覧でした。

necco Gallery でプライベートワークを見える化

こちらもグラフィックがメインになりますが、これまでプライベートワークとして作ってきたものを一覧できる場所を作りました。

純粋に作ったものがまとめて見れると楽しいし、また作ろう、自分も作ってみよう、という気持ちになれるかなと思います。

季節やイベントがテーマのグラフィックだと、過去のものとデザインが似てしまう可能性もありますが、こうしてすぐ確認できる一覧があれば大丈夫そうです。いちいちフォルダやファイルを開いて過去のデータを確認する必要もないので、より楽しいことに集中することができます。

制作中のグッズの進捗を見える化

「箱猫ちゃんのカレンダーをつくりたい」

過去の necco note で、デザイナーの今ちゃんがそんな記事を書いていました。

オフィスでもたまに話題になるので、「いまどれだけできているのか」「何月のグラフィックを作らないと完成しないのか」を把握できる一覧をつくりました。

まだグラフィックができていない月のページには、行事やその月に合ったイメージなど、制作のヒントが書かれています。

プライベートワークはしめ切りがないため、完成までに時間がかかってしまいがちですが、できるだけ楽しく、少しずつでも完成に近づけられるといいなと思い、作ってみた一覧でした。

整理整頓したらNotionを活用するメンバーが増えた

Notionの整理をはじめたときは、「仕事の生産性向上・効率化」が主な目的でしたが、ワークスペースがきれいになるにつれて、「せっかくならみんながもっと仕事を楽しめるような工夫をしたい」と思うようになりました。

その結果できたのが、年間のグラフィック作成スケジュール、necco Gallery、箱猫カレンダーの進捗がわかる一覧などです。

最初はなるべくページを増やさないことも考えていましたが、一度ちゃんと片付けてしまえば、情報やページが増えても散らからないことに気づき、やりたいことも増えていきました。

それは私以外のメンバーも同じだったみたいで、気づけば「こんなまとめ作ってみました!」「オフィスにある本を一覧できるようにしましょう!」「いい記事をシェアする場所をつくろう!」と、仕事やプライベートを楽しむためのページが増えていきました。

会社の本を一覧できる「Office Library」

オフィスにある本を一覧できるページです。

オフィスの外や自宅にいても、気になる本が会社にあるかどうかがすぐに確認でき、カテゴリでフィルタリングしたり、誰かのお気に入りの本をチェックしてみたり、楽しいライブラリーになっています。

インテリアショップを集めたページ

necco にはインテリア好きなメンバーが多く、オフィスのインテリアにもこだわっているので、何かほしいものがあるときにすぐ探せるようになりました。

情報収集がはかどるChrome拡張機能

気になった記事やAmazonの商品などの保存には、「Notion Web clipper」というChrome拡張機能を活用しています。ワンクリックでNotionに保存できるので、作業が効率化できます。

necco の Notion を整理をしてみて

necco の Notion を整理したことで、必要なときに必要な情報に、だれでもスムーズにアクセスできるようになりました。

探しものをしていないときでも、「これつくってみようかな」「これもっと学びたいな」といった次のアクションが生まれる場所にもなったかと思います。

整理整頓をしてから約1ヶ月になりますが、特にリバウンドすることもなく、メンバーにも楽しく使ってもらっています。

情報はこれからも増えつづけますが、散らからないように定期的に片付けをして、みんなでじっくり楽しく、 Notion を育てていきたいです。

田口 冬菜

田口 冬菜

Fuyuna Taguchi

三重県伊勢市生まれ。商業高校卒業後、理学療法士になる。三重県の二次救急病院で6年間勤務し、整形外科疾患、脳血管疾患、心血管疾患、呼吸器疾患など、さまざまな患者様の術前・術後リハビリを経験する。臨床6年目に趣味からはじめたデザインに夢中になり、病院を退職してデザイナーに転職。地元でフリーランスとして活動した後、さらなる成長を求めて上京、東京のデザイン会社に就職。neccoには2020年6月からデザイナーとして参画。現在はデザインに加えてモーションデザイン制作も担当。好きなものはデザイン、本、アート、お出かけ、インテリア、犬、考えること、効率化。外でぼーっとしているときはたいてい人の動作観察を楽しんでいる。何もしないこと、退屈なことがとにかく苦手。おもしろそうなことはなんでもやってみる。

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